Organisatorisches und Personelles - Gründungswerkstatt Schwaben

Ich arbeite bis zum Umfallen - Stichwort: Zeitmanagement

Arbeiten Sie bis zum Umfallen oder kommt es Ihnen so vor? Verbringen auch Sie viel Zeit mit Dingen, die gar nicht so wichtig für Ihre unternehmerische Tätigkeit sind? Strukturieren Sie Ihren Tagesablauf und mit ein paar kleinen Regeln, die Sie sich immer wieder bewusst machen, setzen Sie nicht produktiv genutzte Zeit besser ein.

Strukturierte Arbeitsplanung, mit einer To-Do-Liste arbeiten und Vorgänge nach Priorität organisieren erspart Ihnen, sich immer wieder mit denselben Vorbereitungen zu beschäftigen. Sie können an der Bearbeitung von Aufgaben bleiben und diese konzentriert erledigen. Sie werden sehen: Sichtbare Fortschritte geben Ihnen das Gefühl, die Arbeit zu bewältigen. Kümmern Sie sich vorrangig um die Dinge, die wirklich wichtig sind und nicht nur dringend. Falls dies auf Anhieb nicht klappt, hilft eine bessere Strukturierung Ihrer To-Do-Liste. Falls auch das nicht hilft, delegieren Sie. Auch wenn Sie keine Mitarbeiter beschäftigen, gibt es gibt Tätigkeiten, die Sie abgeben können, um die Zeit für Wichtigeres zu nutzen.

Übernehmen Sie sich nicht. Sie können nicht alles machen. Ab und zu darf jeder auch einmal ein Angebot ablehnen. Führen Sie sich genau vor Augen, was in Ihrer jetzigen Situation machbar ist und was nicht. Manchmal hilft ein ehrliches Nein, Ihnen Zeit zu sparen. Ihrem Gegenüber signalisieren Sie so, dass Sie keine halben Sachen machen.

Literaturhinweise und Quellen: C. Nussbaum, G. Grubbe. "Die 100 häufigsten Fallen bei der Existenzgründung", Haufe 2007

Meine Arbeit organisieren: Stichwort Zeitmanagement

Routinearbeiten zu standardisieren kann viel Zeit und Kraft sparen. Viele Gründer und Jungunternehmer haben jedoch Probleme, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und dadurch effektiv zu nutzen.

Terminmappen

Einmal abgeheftete Dokumente geraten schnell in Vergessenheit. Eine einfache Möglichkeit, diese im Blick zu behalten, ist das Anlegen von Terminmappen. In eine Terminmappe werden die wichtigsten Termine des Jahres monats-, wochen- oder tageweise einsortiert. So können Sie z. B. verhindern Termine wie die Überweisung der vierteljährlich fälligen Versicherungsprämie oder die Befristung eines Vertrages zu übersehen.

Auftragsabwicklung und -bearbeitung

Gerade als neu gegründetes Unternehmen werden Sie von Ihren Kunden danach beurteilt, ob Sie Aufträge ordnungsgemäß und termingerecht abwickeln. Deshalb gilt: Halten Sie Aufträge und Bestellungen auf jeden Fall schriftlich fest. Notieren Sie alle wesentlichen Punkte wie Art, Menge, Beschaffenheit, Preis, Termine und Zahlungsvereinbarungen. Händigen Sie Ihren Kunden eine Kopie aus, um späteren Missverständnissen oder Reklamationen vorzubeugen. Auch alle Daten für Abrechnung und Kalkulation von Aufträgen sollten Sie schriftlich dokumentieren. Mit Hilfe entsprechender Formulare, Checklisten und Arbeitshilfen lassen sich organisatorische Probleme meist einfach bewältigen. Im Fachhandel und bei Fachverbänden gibt es zu vielen Themen geeignete Unterlagen, die Sie mit wenig Aufwand auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können.

Nicht alles was dringend ist, stellt sich auch als wichtig heraus

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle anstehenden Arbeiten und sortieren Sie diese in einer übersichtlichen Matrix. Diese enthält auf den Achsen die Extreme wichtig/nicht wichtig sowie dringend/nicht dringend. Für jede der vier möglichen Konstellationen gibt es Handlungsanleitungen: wichtig/dringend sind Chefaufgaben und werden von Ihnen selbst und sofort erledigt, wichtig/nicht dringend wird auch von Ihnen selbst, jedoch erst später erledigt. Aufgaben der Kategorie nicht wichtig/dringend werden typischerweise delegiert und für alles andere gibt es die Wiedervorlage oder den Papierkorb

Prioritäten setzen

Wenn sich unerledigte Arbeiten auf Ihrem Schreibtisch türmen und Sie nicht wissen, womit Sie beginnen sollen, müssen Sie Prioritäten setzen. Die Einteilung nach Prioritäten kann beispielsweise folgendermaßen geschehen:

• A: Erledigung noch heute, am besten sofort
• B: Erledigung innerhalb der nächsten 24 Stunden
• C: Erledigung innerhalb einer Woche
• D: Erledigung bei Gelegenheit, mindestens innerhalb der nächsten vier Wochen

Halten Sie für alle Arbeiten fest, wann Sie sie begonnen und wann Sie sie abgeschlossen haben. Wenn es sich um Auftragsarbeiten handelt, sollten Sie Ihren Auftraggeber rechtzeitig darüber informieren, wann er mit der Fertigstellung rechnen kann. Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass Sie alle Arbeiten möglichst zeitnah erledigen, so dass sich erst gar nichts aufstaut.

Wissen, wie lange man braucht

Für eine gute Arbeitsorganisation muss der zeitliche Aufwand jeder Tätigkeit möglichst exakt kalkuliert werden. Das gilt auch für alltägliche Aufgaben. Messen Sie daher die Zeit, die Sie für eine Arbeit benötigen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Tätigkeiten besonders zeitintensiv sind. Gute Hilfsmittel hierfür sind die gängigen Programme zur Büroorganisation, Smartphones oder ähnliche Kommunikationsgeräte.

Effizienter arbeiten

Bringen Sie eine Aufgabe zu Ende, bevor Sie sich anderen Dingen zuwenden. Besonders eintreffende E-Mails oder andere kurze Ablenkungen verhindern, dass Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren und sie schnell zu Ende bringen. Schaffen Sie Arbeitseinheiten, in denen Sie nicht gestört werden. Sie werden sehen, dass Sie so Ihre Arbeit mit weniger Zeitverlust bewältigen.

Nachkalkulation abgeschlossener Aufträge

Wenn Sie einen Auftrag oder ein Projekt abgeschlossen haben machen Sie sich die Mühe und überprüfen Sie, ob die ursprünglich kalkulierte Zeit eingehalten wurde. Wenn das nicht der Fall war, nutzen Sie diese Erkenntnis bei der nächsten Zeitplanung. So lernen Sie, Ihre Aufträge genauer zu kalkulieren.

Gemeinsame Kalender

Internetgestützte Kalender ermöglichen Terminabsprachen in Arbeitsgruppen und Sie sparen Zeit bei der Koordinierung. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um sich effizient abzustimmen.

Erholungsphasen

Kurze Erholungspausen zwischendurch sind wichtig. Dabei genügen schon wenige Minuten. Ein Blick in die Zeitung oder ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft sorgen dafür, dass Ihre Akkus wieder aufgeladen sind. Genauso wichtig und für Ihre Gesundheit unerlässlich sind echte freie Tage an Wochenenden. Geben Sie sich Raum für ein Privatleben. Beispielsweise können Sie den Sonntag ausschließlich für Ihr Privatleben reservieren. Nehmen Sie sich für diesen Tag keine Arbeit mit nach Hause, sondern verbringen Sie den Tag mit Freunden oder der Familie. Diese Auszeiten sind auf Dauer nötig, um Konflikte im Privatleben zu vermeiden und um bei Wochenbeginn wieder kreativ und mit Freude an die Arbeit zu gehen.

Literaturhinweise und Quellen: GründerZeiten Nr. 50, Thema: Organisation

Allgemeine Grundsätze in der Arbeitsorganisation

• Erledigen Sie Aufgaben möglichst zeitnah.
• Setzen Sie Prioritäten.
• Nehmen Sie für jede Woche eine detaillierte Zeiteinteilung vor.
• Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Privatleben.
• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten.
• Kalkulieren Sie beendete Projekte bzw. Kundenaufträge nach, damit Sie den nächsten Auftrag noch exakter kalkulieren können.

Literaturhinweise und Quellen: GründerZeiten Nr. 50, Thema: Organisation

Wie schreibe ich Rechnungen?

Schreiben Sie Ihre Rechnungen möglichst präzise und exakt. So vermeiden Sie unnötigen Ärger mit Ihren Kunden und dem Finanzamt. Das darf auf keiner Rechnung fehlen:

• Ausstellungsdatum
• Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmens
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte/Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung
• Erhalt des Rechnungsbetrages/Vereinbartes Zahlungsziel
• Steuersatz (Mehrwertsteuer) der Produkte/Dienstleistung
• Besondere Vereinbarungen (zum Beispiel Nutzung der Kleinunternehmerregelung) 

Versuchen Sie Ihre Rechnungen immer unmittelbar nach Ihrer Leistungserbringung zu stellen, damit der Rechnungsbetrag schnellstmöglich auf Ihrem Konto eingeht. Besprechen Sie mit Ihren Kunden bereits bei der Auftragsannahme, wie und in welcher Höhe abgerechnet wird. So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen für eine klare Geschäftsbeziehung.

Tipps zur Buchhaltung

Grundsätzlich bestehen folgende Möglichkeiten, sich um die Buchhaltung zu kümmern:

1. Selber machen: Wenn Sie sich entscheiden, sich um die Buchhaltung und um die Jahresabschlüsse selbst zu kümmern, verwenden Sie eine auf dem Markt erhältliche Standard-Software.

2. Teilweise selber machen: Sie machen die Buchhaltung, Ihr Steuerberater die Jahresabschlüsse. In diesem Fall sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Software Sie verwenden sollen. Diese sollte mit der Software des Steuerberaters kompatibel sein.

3. Buchhalter einstellen: Diese Möglichkeit kommt meist erst bei Unternehmen einer bestimmten Größe (ab mindestens 20 Beschäftigten) in Frage.

4. Extern vergeben: Unternehmer müssen keine Buchhalter sein. Viele Gründer und Jungunternehmer vergeben ihre Buchhaltung an spezialisierte Dienstleister. Dies ist gerade bei kleinen Unternehmen zu günstigen Konditionen möglich, da sich der Arbeitsaufwand in Grenzen hält. Sie können im Gegenzug die gesparte Zeit für produktive Tätigkeiten nutzen und oft ein Vielfaches dessen verdienen, was Sie die Nutzung dieser Dienstleistung kostet

Eine ordentliche Dokumenten-Ablage ist wichtig!

Eine ordentliche Dokumenten-Ablage ist für Gründer vom ersten Tag an wichtig. Bei der Ablage ist es sinnvoll einige Grundlagen zu berücksichtigen.

Die „Schuhkarton-Ablage“, (alle anfallenden Belege und Unterlagen unsortiert im Karton lagern), erweist sich schnell als Problem. Mit geringem Aufwand ist ein gutes Ablagesystem – auch im PC – möglich.

1. Allgemeine Grundsätze

• Alle Unterlagen sofort ablegen. So wird verhindert, dass Papierberge entstehen, und es unübersichtlich wird.
• betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen immer getrennt voneinander ablegen.
• Unterlagen chronologisch ordnen, (jüngstes Datum oben). So lassen sich Unterlagen schneller finden, und man muss beim Abheften nicht den gesamten Ordner durchgehen.
• Wichtige Termine als Kopie in einer Terminmappe ablegen (z. B. Ablauf- oder Kündigungsfristen für Verträge oder wiederkehrende Zahlungen).

2. Bewährtes Ordnungsschema für betriebsinterne Unterlagen

• Finanzamt
• Firmenunterlagen (Betriebsnummer der Arbeitsagentur, Gewerbeanmeldung, Berufsgenossenschaft, IHK bzw. HK, HWK etc.)
• Bank (Kontoauszüge, Kreditunterlagen)
• Versicherungsverträge
• Verträge Telefon/Kommunikation
• Sonstige Verträge (z. B. Leasing-, Wartungs-, Serviceverträge)
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Ggf. Personalunterlagen
• Wiederkehrende Zahlungen oder andere Terminangelegenheiten

3. Bewährtes Ordnungsschema für kundenbezogene Unterlagen

• Kunden ein eigenes Fach zu ordnen (ggf. später einen eigenen Ordner)
• Wichtige Unterlagen (z. B. Angebot, Auftrag, Korrespondenz, Rechnungskopie)

Literaturhinweise und Quellen: GründerZeiten Nr. 50, Thema: Organisation

Personal finden

Der Lebenspartner ist meistens auch der erste Mitarbeiter. Bekannte und Verwandte gehören ebenfalls oft mit zu den Ersten, die dem jungen Betrieb "auf die Beine" helfen wollen und deshalb gerne verpflichtet werden.

Beginnen Sie Ihre Suche im ersten Schritt im Bekanntenkreis oder Kollegenkreis. Im zweiten Schritt erweitern Sie die Mitarbeitersuche über Stellenanzeigen oder über die Agentur für Arbeit. Sehr schnell werden Sie erkennen, wie schwierig es ist, qualifiziertes Personal zu finden. Für den jungen Betrieb gilt das noch viel stärker als für einen renommierten; viele qualifizierte Fachkräfte scheuen das Risiko, zu einem jungen Betrieb zu wechseln.

Unsere Gesellschaft und auch die Erwerbstätigen werden immer älter. Das bedeutet: Der Anteil junger qualifizierter Mitarbeiter wird geringer. Vor allem der Wettbewerb um gewerbliche Fachkräfte wird zunehmen. Suchen Sie deshalb aktiv und strategisch nach Mitarbeitern. Wichtig ist zunehmend eine größere Unabhängigkeit vom Arbeitsmarkt: durch Ausbildung von Fachkräften für das eigene Unternehmen.

Das Internet ist mittlerweile das wichtigste Medium für den Stellenmarkt. Häufig führen natürlich auch Stellenanzeigen in Tageszeitungen oder branchenspezifischen Fachzeitschriften zum Erfolg. Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern ist außerdem die örtlich zuständige Arbeitsagentur behilflich. Es gibt also verschiedene Möglichkeiten, die richtigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter zu finden:

1. Stellensuche im Internet

Jobbörsen im Internet sind derzeit am wichtigsten im Recruiting. Achten Sie bei Ihrem Online-Inserat darauf, für Ihre Stellenanzeige die richtigen Schlagwörter auszuwählen. So wird Ihre Anzeige auch von den richtigen Interessenten gefunden. Außerdem sollten Sie für sehr spezialisierte Jobprofile auch spezialisierte Jobportale wählen.

Im Recruiting zeichnet sich darüber hinaus ein Perspektivwechsel an. Vor allem für spezialisierte Berufe (IT, Ingenieurswesen) entstehen Plattformen, bei Sie sich als Unternehmen bei möglichen Kandidaten bewerben.

2. Bekannte und Verwandte

Bei einer offenen Stelle ist es immer gut, seine Kontakte im Freundeskreis, bei ehemaligen Kollegen und in der Familie zu nutzen. Beziehungen sind doch immer noch Gold wert. Doch Vorsicht, auch hier gilt: Die Qualifikation und persönliche Eignung stehen an erster Stelle. Gefälligkeiten für Familienmitglieder oder Freunde sind hier fehl am Platz.

3. Inserate in Zeitungen

Gedruckte Stellenanzeigen verlieren mehr und mehr an Bedeutung. Wenn Sie aber einen hochspezialisierten Mitarbeiter suchen, bieten sich noch Fachmagazine an. Verschiedene Standardversionen von Stellenanzeigen stellt die Zeitung Markt und Chance der Agentur für Arbeit zur Verfügung.

4. Agentur für Arbeit
Auch das klassische „Arbeitsamt“ kann bei der Suche von neuen Mitarbeitern behilflich sein. Hier ist es wichtig, eine möglichst präzise Stellenbeschreibung auszuarbeiten, die den Mitarbeitern der örtlichen Agentur für Arbeit schriftlich durchgegeben wird.

5. Private Arbeitsvermittler
Immer mehr verbreitet sind private Stellenvermittler. Diese können bei der Personalsuche hilfreich sein, sind aber mit einem üblichen Honorar von 1,5-2 Bruttomonatsgehältern eine vergleichsweise kostspielige Variante. Achtung: Vergewissern Sie sich, dass der private Stellenvermittler eine Anerkennung der Agentur für Arbeit vorweisen kann.

6. Zeitarbeitsfirmen
Arbeitskräfte über eine Zeitarbeitsfirma einzustellen, ist z. B. dann sinnvoll, wenn in einem begrenzten Zeitraum Arbeitsspitzen im Unternehmen anfallen. Nicht selten werden Zeitarbeitskräfte später fest angestellt. Eine besondere Form der Zeitarbeitsfirmen sind die Personal-Service-Agenturen (PSA), die nur Jobsuchende einstellen, die arbeitslos gemeldet sind und von den Arbeitsagenturen vorgeschlagen werden. Besonders interessant hierbei: Für das einstellende Unternehmen übernimmt die PSA die Lohnbuchhaltung.

7. Mitarbeiter direkt von den Hochschulen
Immer öfter suchen sich Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Jobmessen, direkt an den Universitäten und Fachhochschulen. Vor allem High Potentials lassen sich dort anwerben.

Literaturhinweise und Quellen: GründerZeiten Nr. 50, Thema: Organisation

Personalkosten richtig berechnen

Jede Arbeitskraft kostet zusätzliches Geld. Mitarbeiter einzustellen macht also nur Sinn, wenn Arbeitsbereiche delegiert werden können, die man als Arbeitgeber nicht selbst erledigen muss.

Kalkulieren Sie, welche Belastung – inklusive Lohnnebenkosten – auf Sie zukommt. So finden Sie heraus, ab wann Sie sich Mitarbeiter leisten können bzw. wie viel Umsatzsteigerung Sie brauchen, um Ihre Mitarbeiter bezahlen zu können. Dieser Punkt ist Teil Ihrer Kostenplanung.

Ihre Personalplanung ist auch Grundlage für die Inanspruchnahme von Förderprodukten. Bei der Personalkostenplanung ist einzukalkulieren, dass die Kosten das ausgewiesene Gehalt (Arbeitnehmer-Brutto) übersteigen. Größter Faktor sind die Sozialversicherungsbeiträge, zu denen Sie den Arbeitgeberanteil beisteuern. Die Lohnnebenkosten belaufen sich insgesamt auf mindestens 20 Prozent des Arbeitnehmer-Bruttos. Denn neben den Sozialbeiträgen müssen Sie auch Kosten für Urlaub, Urlaubs-/Weihnachtsgeld, Krankheit/Mutterschutz und Nebenkosten wie vermögenswirksame Leistungen einrechnen.

Als Unternehmer/in muss es Ihr Interesse sein, die Personalkosten niedrig zu halten. Doch Mitarbeiter/innen unter Qualifikation zu entlohnen, geht selten gut – die gerade eingearbeiteten Mitarbeiter verlassen dann den Betrieb oft schnell wieder. Der wichtigste Hebel für Sie ist, die zu erledigenden Aufgaben nach Qualifikationsniveau zu strukturieren und jeweils angemessen zu entlohnen.

Beispiel: Es kann sinnvoll sein, die Buchhaltung von einem internen oder externen Buchhalter erledigen zu lassen (Kostenvergleich) und nur die jährliche Steuerberatung oder den Jahresabschluss von einem teureren Steuerberater einzukaufen. Oder: Ein Tischler wird viele nicht hoch qualifizierte Aufgaben wie das Schleifen an angelernte Kräfte delegieren können.

Personal abbauen

Der Personalbereich birgt erhebliches Konfliktpotenzial. In wirtschaftlich schlechten Zeiten müssen Sie die Kapazitäten Ihrer Firma möglicherweise an ein gesunkenes Auftragsvolumen anpassen. Wenn Sie nicht dauerhaft Geld aus Ihren Rücklagen zuschießen wollen, sind Sie im Ernstfall gezwungen, sich von Mitarbeitern zu trennen – auch, um den Bestand des Unternehmens und der verbleibenden Arbeitsplätze zu sichern. Eine unangenehme Aufgabe, die den meisten Menschen schwerfällt. Sie müssen dabei bestimmte Formalitäten (Schriftform der Kündigung, Kündigungsfristen) einhalten. Ganz wichtig: Gehen Sie fair mit den Leuten um und prüfen Sie alle Möglichkeiten einer Weiterbeschäftigung, gegebenenfalls auf anderer Basis (z. B. geringfügig beschäftigt). Vielleicht können Sie Ihre Angestellten auch in ein anderes Arbeitsverhältnis vermitteln. Anständiges Verhalten spricht sich rum: bei Mitarbeitern, die im Unternehmen bleiben, bei Kunden und nicht zuletzt bei Bewerbern, wenn es wieder aufwärts geht.

Geschäftspartner im Ausland finden

Der Schritt in fremde Märkte stellt gerade kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. Grundsätzlich sollten Sie es bei Ihrer Planung daher immer in Erwägung ziehen, sich einen Kooperationspartner im Ausland zu suchen. Der passende Geschäftspartner kann Sie bei der Umsetzung Ihrer Expansion unterstützen und Ihnen bei landesspezifischen Besonderheiten unter die Arme greifen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, müssen Sie alle Erfolgsfaktoren genau unter die Lupe nehmen. Dazu müssen Sie nicht nur die politischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen überprüfen, sondern auch kulturelle Unterschiede, Zeitverzögerungen und anfallende Reisekosten in Ihrer Planung berücksichtigen. Wichtige Informationen rund um die Expansion ins Ausland finden Sie bei der Germany Trade and Invest, der Gesellschaft der Bundesrepublik Deutschland für Außenwirtschaft (www.gtai.de).

Besonderes Augenmerk sollten Sie bei Auslandskooperationen auf die Auswahl des passenden Partners verwenden, damit die Kooperation nicht zum Scheitern verurteilt ist. Zielen Sie daher von Anfang an auf eine win-win-Situation für alle Beteiligten.

Hier finden Sie Hilfe bei der Suche nach einem passenden Geschäftspartner im Ausland:

Das Außenwirtschaftsportal der Germany Trade and Invest – Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH IXPOS ist die zentrale Börse für Geschäftskontakte im Ausland. Hier können Sie sowohl nach einem Auslandspartner suchen, als auch ein Gesuch aufgeben (www.ixpos.de).

Die Auslandshandelskammern vermitteln Geschäftskontakte im Ausland (www.ahk.de) Die Dachorganisation der europäischen Kammern (www.eurochambers.eu) vermittelt Kontakte zu ihren Mitgliedern, die Ihnen bei der Suche nach Geschäftspartnern weiterhelfen. Für die Suche nach Kammern auf internationaler Ebene finden Sie Informationen auf der Homepage der weltweiten Organisation (www.worldchambers.com).

Messen sind eine gute Möglichkeit, um erste Kontakte zu geeigneten Geschäftspartnern zu knüpfen. Hier hilft Ihnen das Verzeichnis des Außenwirtschaftsportals iXPOS mit einer Auflistung von unterschiedlichen Ausstellungen weiter (www.ixpos.de). Auch die Internet-Seiten des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der deutschen Wirtschaft bieten viele nützliche Infos (www.auma.de).

Literaturhinweise und Quellen: GründerZeiten Nr. 09, Thema: Import und Export; Gründerzeiten Nr. 11, Thema: Kooperationen

Unternehmensphilosophie entwickeln

Ein starkes Unternehmen braucht eine klare Unternehmensphilosophie. Diese aufzubauen ist ein ständiger Prozess, der sich lohnt.

Die Unternehmensphilosophie ist Ausdruck Ihrer persönlichen Vorstellungen von Unternehmensführung und umfasst die Komponenten Unternehmensverfassung, Unternehmenspolitik und Unternehmenskultur.

Für die Unternehmensverfassung gilt: Wählen Sie für Ihre Firma die passende Rechtsform und Organisationsstruktur. Dann lassen sich die Kompetenzen und die Verantwortung der Mitarbeiter im Unternehmen besser regeln.

Unter Unternehmenspolitik versteht man alle geschäftspolitischen Entscheidungen. Dazu zählt die grundsätzliche Ausrichtung Ihres Unternehmens (z. B. Zielgruppe, Vertriebswege, Produktangebot) ebenso wie „politische“ Maßnahmen, die den Erfolg Ihres Unternehmens sichern.

Die Unternehmenskultur ist der sichtbar werdende Nachweis für gute Führung und spielt eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg. Umgangston, Kleidung, Büroeinrichtung, Briefpapier: Die Unternehmenskultur zieht sich durch alle Bereiche einer Firma. Zudem äußert sie sich im Verhalten, Denken und Auftreten der Unternehmensmitglieder nach innen und außen. Innerhalb des Unternehmens bestimmt sie das Betriebsklima und den Umgang der Mitarbeiter untereinander. Nach außen bestimmt sie das Bild, das sich Kunden und Lieferanten von Ihrem Unternehmen machen. Spätestens hier wird klar, dass sich die Umsetzung der Unternehmensphilosophie nicht erzwingen lässt, sondern sehr sorgfältig aufgebaut und gepflegt werden muss. Insofern ist es auch nicht ausreichend, wenn Verhaltensregeln in Arbeitsverträgen, Leitbildern oder Verhaltenscodices festgelegt werden, solange sie von den Mitarbeitern nicht gelebt und damit auch transportiert werden.

Die Unternehmenskultur ist das Einmalige Ihrer Firma (Alleinstellungsmerkmal). Die Persönlichkeit der Chefin/des Chefs spiegelt sich im Unternehmen wider. Im günstigsten Fall

• stärkt sie die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber.
• macht sie Grundsatzdiskussionen überflüssig.
• gibt sie den Mitarbeitern eine konkrete Handlungsorientierung.
• festigt sie die Identifikation mit den kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmenszielen.
• fördert sie den internen Zusammenhalt.
• steigert sie Effizienz und Leistungsfähigkeit.
• hebt sie Motivation und Teamgeist.
• verleiht sie Ihrem Unternehmen Stabilität.
• verringert sie Fehlzeiten oder Mitarbeiterfluktuation.

Tipp: Achten Sie darauf, dass die Werte Ihres Unternehmens von der Gründung an zu denen Ihrer Kunden passen. (Beispiel: Eine Unternehmensberatung, die sich schwerpunktmäßig im sozialen Bereich betätigt, sollte keine „Kahlschlag“-Philosophie an den Tag legen).

Nur durch die Übereinstimmung Ihrer Philosophie und Ihrem Handeln schaffen Sie ein positives Ansehen bei Ihren Kunden. Prüfen Sie regelmäßig die Übereinstimmung von Anspruch und gelebter Unternehmenswirklichkeit. Laufen diese auseinander, droht der positiven Unternehmenskultur das Aus und das Vertrauen Ihrer Kunden ist gefährdet.

Leitlinien in der Mitarbeiterführung

Die folgenden Punkte bieten Ihnen eine gute Orientierung, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern optimale Ergebnisse erreichen:

Mitarbeiterorientiert führen

Als Gründer/in sollten Sie auf Teamarbeit setzen und mit Ihren Mitarbeitern sich die Arbeiten aufteilen. Der regelmäßige Informationsaustausch mit Ihren Angestellten ist eine wichtige Basis für eine funktionierende Organisation und Arbeitsteilung. Suchen Sie deshalb zu jeder Projektphase das Gespräch und besprechen Sie Ziele, Problemstellungen und Lösungsvorschläge. Zu einer mitarbeiterorientierten Führung gehören:

• Absprache klarer Ziele
• Festlegung eines Zeitrahmens zur Zielerreichung
• Durchführung regelmäßiger Mitarbeitergespräche für Zwischenbilanzen:

- Was läuft bei uns gut?
- Was könnte besser laufen?
- Welche Vorschläge und Ideen haben die Mitarbeiter zur Verbesserung?

• Schriftliche Fixierung von Zielen (maximal ein Jahr im Voraus, evtl. Zwischenziele)
• Wichtig: exakt festlegen,
  - was
  - wie gut
  - wie oft
  - bis wann
  - mit welchem Aufwand erledigt werden muss.

Mit diesem Wissenstransfer schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre in Ihrem Unternehmen, die Mitarbeiter sind optimal informiert und Sie haben einen besseren Überblick, was gerade läuft. Instrumente dafür sind regelmäßige Team-Meetings, Einzelgespräche oder Feedbackrunden.

Kompetenzen übertragen

Je größer das Auftragsvolumen, desto wichtiger ist das Delegieren von Aufgaben. Voraussetzung dafür ist eine gute Einarbeitung der am Projekt beteiligten Mitarbeiter. Ebenso wichtig ist es aber auch, Verantwortung an die Mitarbeiter zu geben, damit sie die Aufgaben gut erledigen können. Dies können Sie – je nach Mitarbeiter ­– durch Anweisen oder Anlernen der Mitarbeiter in der jeweiligen Aufgabensituation vornehmen. Auch wenn’s schwer fällt: Geben Sie sich Mühe, Ihren Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten zu lassen. Wenn Sie immer dazwischenfunken, leidet seine Motivation – und der Entlastungseffekt für Sie schwindet.

Ziele kontrollieren

Eine laufende Kontrolle mit Zwischenzielen ist wichtig. Prüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse an den vorgegebenen Zielen und gehen Sie im Falle von Abweichungen konstruktiv mit den Problemen um. In Projektrunden werden die Zwischenergebnisse analysiert. Sprechen Sie dabei die kritischen Punkte an.

- Soll/Ist-Vergleich
- Wenn Mitarbeiter Fehler machen: analysieren, über Lösungen sprechen, Ziele überarbeiten, Hilfsmittel zur Zielerreichung anbieten

Positive Kritik fördert, negative Kritik verunsichert. Ausbleibende Rückmeldungen vermitteln das Gefühl, übersehen zu werden.

Informieren

Sie betreiben einen Blumenshop im Bahnhof und wollen, dass Ihre Mitarbeiterin künftig eine Stunde früher zur Arbeit kommt. Erklären Sie Ihr, dass morgens der Absatz von fertigen Gebinden besonders gut läuft und dass deshalb für den ersten Kundenansturm möglichst viele Sträuße parat sein müssen.

Motivieren

Gerade junge Unternehmen, die noch nicht am Markt etabliert sind, sind auf gute und verlässliche Qualität angewiesen. Denken Sie also dran: Wer motiviert ist, arbeitet besser. Den Ehrgeiz Ihrer Mitarbeiter können Sie gezielt wecken und fördern. Motivierte Mitarbeiter leisten mehr als andere und identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen. Ihre Rolle als Vorgesetzter besteht vor allem in der Neutralisierung aller Faktoren, die demotivierend auf den Mitarbeiter einwirken könnten. Öffentliches Lob, Prämien, eine faire Entlohnung, Urlaub und ein freundlicher Umgangston sind Mittel, Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen. Oder um es mit einem Beispiel zu sagen: Die Kosten für die Blumen zum Geburtstag Ihrer Mitarbeiterin haben Sie schnell wieder drin, wenn die Dame abends im Notfall mal länger bleibt. Anders herum gilt genauso: Vorgesetzte sind oft der größte Demotivationsfaktor. Das kostet das Unternehmen nachweislich viel Geld, denn Untersuchungen belegen, dass bei schlechten Chefs z. B. der Krankenstand besonders hoch ist.

Mitdenken fördern

Als Chef/in wird man nicht geboren. Nutzen Sie jede Chance zum Lernen und bleiben Sie offen für Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter. Diese sind ein wichtiger Baustein zur Optimierung nicht nur der Arbeitsprozesse sondern auch Ihrer Unternehmenskultur. Das gilt schon im Kleinen: Eine Kellnerin, die anregt, die Anordnung der Tische umzustellen, zeigt, dass sie mitdenkt. Sie ist schneller beim Gast, die Kundschaft ist zufriedener.

Voraussetzung für die optimale Mitarbeiterführung ist, dass Ihre Mitarbeiter hoch qualifiziert, motiviert und kreativ sind. Sie als Chef/in müssen diese Voraussetzungen systematisch fördern. Sie können z. B. ein betriebliches Vorschlagswesen einrichten oder Qualitätszirkel gründen. Mehrere Mitarbeiter eines Arbeitsbereichs treffen sich dann in regelmäßigen Abständen und identifizieren, analysieren und beseitigen Schwachstellen. Mit gezielten Weiterbildungsangeboten halten Sie Ihre Mitarbeiter auf aktuellem Wissenstand und fördern zugleich die Bindung an Ihr Unternehmen.

Führungsstil: Aufgaben delegieren und koordinieren

Produkte, Dienstleistungen, Marketing und organisatorische Abläufe: Am Ende jedes Planungsprozesses steht eine Entscheidung. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, bedeutet das neue Herausforderungen für Planung und Umsetzung. Die Arbeit wird auf mehrere Schultern verteilt. Wie in einem Getriebe müssen die einzelnen Rädchen optimal ineinandergreifen. Sorgen Sie dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die Aufgaben übernehmen, die zur jeweiligen Person passen.

Merke: Sie selbst sind als Chef/in nicht mehr dafür zuständig, alle Aufgaben selbst zu erledigen, sondern dafür, dass die Unternehmensziele erreicht werden!

Die richtige Delegation von Aufgaben ist bei vielen Gründern und Kleinunternehmen ein Schwachpunkt. Oft wollen sie alles selbst machen, um die Kontrolle zu behalten. Was im Einzelfall richtig sein mag, führt in der Summe zur Überlastung. Ohne ein Mindestmaß an Delegation wird Ihr Unternehmen nicht optimal wachsen können. Achten Sie darauf, dass die Aufgaben in Ihrem Sinne erfüllt werden. Ihnen selbst wird die Arbeit dabei nicht ausgehen: Wenn Sie nämlich Arbeit verteilen, müssen Sie im Anschluss auch die Ergebnisse wieder zusammenführen – für diese Koordination sind Sie voll verantwortlich. Wenn Sie die Balance zwischen Motivation und Kontrolle schaffen, werden Ihre Mitarbeiter gute Leistungen erbringen. Grundlegend dafür ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter in die Zielplanung und Umsetzung der Maßnahmen einbinden.

Die Aufgabendelegation ist ein stetiger Prozess in mehreren Schritten. Basis sind die Fragen:

• Welche (Teil-)Ziele muss ich erreichen?
• Mit welchen Maßnahmen erreiche ich diese Ziele?

Der Prozess verläuft wie folgt:

1. Analyse der Aufgabe

2. Entscheidungen der Aufgabenverteilung

3. Zeitplanung, Terminplanung, Fristen

4. Koordination und Zusammenführung der Teilergebnisse

5. Kontrolle des Gesamtergebnisses

Führungsstil: Mitarbeiter an Entscheidungen beteiligen

Autoritär oder kooperativ: Die Unternehmenskultur wird wesentlich geprägt von Ihrem Führungsstil – z. B. bei der Entscheidungsfindung. Sie können alles allein entscheiden oder Ihre Mitarbeiter einbinden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile: Eine autoritäre Entscheidung kann zwar wesentlich schneller getroffen werden, aber mögliche gute Alternativen bleiben außen vor. Eine starke autoritäre Führung kann auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen beeinträchtigen und sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken. Eine gemeinsam erarbeitete Entscheidung dagegen setzt sich aus vielen guten Einzelgedanken und individuellen Erfahrungen zusammen, braucht aber wegen der unvermeidlichen Diskussionen mehr Zeit.

Oft liegt die Wahrheit in der Mitte. Profitieren Sie von den guten Ideen Ihrer Mitarbeiter, aber treffen Sie zum richtigen Zeitpunkt eine klare Entscheidung. Eine kooperative Lösung zeigt den Mitarbeitern, dass auf ihre Meinung Wert gelegt wird und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl sowie den Teamgeist. Diese Balance zu halten zeichnet eine gute Führungspersönlichkeit aus – auch schon bei überschaubaren Unternehmensgrößen.

Die Zukunft planen

Essenzielles Element im Führungsprozess ist die Planung. Sie ist bereits Bestandteil des Businessplans und bestimmt die Ausrichtung Ihres Unternehmens. Die Planung ist nie abgeschlossen - der Markt ist in ständiger Bewegung, neue Konkurrenten treten auf, Kunden ändern ihre Anforderungen. Überprüfen Sie stets aufs Neue Ihre Strategie und passen Sie Ihren Businessplan regelmäßig an neue Herausforderungen an.

Im Normalfall werden Unternehmensziele für einen Zeitraum von fünf Jahren festgelegt. Gründer und Kleinunternehmer sollten kurzfristiger planen (maximal ein Jahr im Voraus). Im Mittelpunkt der Planung sollten mittel- und langfristige Aspekte stehen. „Was werde ich nächstes Quartal machen, was im nächsten Halbjahr?“ Schauen Sie sich regelmäßig Ihre Ziele an und überarbeiten Sie diese immer wieder. Wichtig: Entscheiden Sie sich bewusst für die Interessengewichtung bei der strategischen Planung (z. B. möglichst großer finanzieller Erfolg oder mittleres Auskommen mit wenig Arbeit).

Prozess der Planung

• Ausgangslage erfassen
• Ziele festlegen (Eigenschaften von Zielen, Zielformulierung, Zwischenziele)
• Maßnahmen zur Zielerreichung entwickeln
• Notwendige Mittel zusammenstellen
• Durchführung vorbereiten
• Ergebnisse formulieren

Erfolgskontrolle

Am Ende der Planungsperiode werden die Ergebnisse überprüft. Entscheidende Frage: Erzielen die Maßnahmen den gewünschten Effekt? Wichtige Voraussetzung dafür ist, dass die Unternehmensziele überhaupt prüfbar sind (Operationalisierung). Zu überprüfen sind Umsatz und Marktanteil, finanzieller Gewinn sowie die Erfüllung von ideellen Werten des Unternehmens. Wenn Sie Abweichungen feststellen, sollten Sie die Ursachen analysieren. Das hilft Ihnen bei künftigen Planungsprozessen. Grundlage Ihrer Analyse ist die Ausgangsplanung. Waren die Ziele überhaupt realistisch, lagen die richtigen Annahmen zugrunde? Wurden die passenden Maßnahmen gewählt und die Mittel optimal eingesetzt? Wurden Aufgaben zweckmäßig verteilt oder gab es personelle Schwachpunkte in der Umsetzung? Haben unvorhersehbare externe Einflüsse die Ergebnisse verfälscht? Als Antworten auf diese Fragen ergibt sich ein permanenter Kreislauf aus Planung, Überprüfung von Maßnahmen und Aktualisierung Ihrer Ziele.

Krisenmanagement in der Frühphase: Möglichkeiten der Kurskorrektur

Im Falle einer Problemhäufung gibt es verschiedene Möglichkeiten gegenzusteuern. Prüfen Sie rechtzeitig, was Ihnen hilft, die Situation wieder in den Griff zu bekommen:

Aufgabenstrategie

Gesundschrumpfen: Unwirtschaftliche Produkt- bzw. Marktbereiche, die den Erfolg des Unternehmens gefährden, müssen ausgemacht und abgestoßen werden. Das betrifft vor allem veraltete Produktgruppen, nicht nur in schrumpfenden Branchen. Überprüfen Sie alle Geschäftsfelder und stellen Sie sie in Frage. Scheuen Sie sich nicht, auch „heilige Kühe“ zu schlachten. Ein Service, mit dem Sie als Gründer erfolgreich gestartet sind, kann mittlerweile überholt sein. Auch personelle und materielle Ressourcen sollten Sie überprüfen und die notwendigen Änderungen vornehmen.

Konsolidierungsstrategie

Sparen: Mit dieser Strategie stellen Sie den Verbleib auf den (übrigen) bisherigen Märkten sicher – aber zu deutlich niedrigeren Kosten. Dazu überprüfen Sie sämtliche Ausgabenposten und suchen nach Einsparpotenzialen. Selbst in noch jungen Unternehmen gibt es erfahrungsgemäß viele Bereiche, in denen der finanzielle Aufwand optimiert werden kann. Wichtig: Opfern Sie nichts, was für die Zukunft des Unternehmens von Bedeutung ist.

Verdrängungsstrategie

Übertrumpfen: Ziel der Verdrängungsstrategie ist es, die Unternehmenskapazitäten in den marktkritischen Geschäftsfeldern beizubehalten oder sogar noch zu erweitern. Grundlage dieser Strategie ist ein aggressives Vertriebskonzept. Durch einen radikalen Preiskampf und/oder einen konsequenten Qualitätswettbewerb können Sie versuchen, sich am Markt zu behaupten. Um die Konkurrenten auszustechen, ist es oft nötig, kurzfristig höhere Ressourcen aufzuwenden. Dies kann mehr Marketingarbeit bedeuten oder auch den Einsatz von zusätzlichen finanziellen Mitteln.

Erweiterungsstrategie

Wachsen: Ziel der Strategie ist es, mehr Kunden zu erreichen. Das geht zum einen, indem Sie Ihre Produktpalette erweitern und neue Märkte erschließen – und etwa als Imbissbesitzer zusätzlich kontrolliert biologische Produkte anbieten, weil das gerade im Trend liegt. Zum anderen können Sie die Existenz durch neue Geschäftsfelder sichern – und in diesem Fall Ihren Imbiss durch einen Lieferservice ergänzen. Eine solche Diversifizierung dient dazu, das Unternehmen weniger krisenanfällig zu machen – ist aber in der Regel zunächst mit Investitionen verbunden.

Berufsunfähigkeit

Auf jeden Fall sollten Sie eine Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) abschließen. Die BU ist wichtiger als eine Unfallversicherung, denn die häufigsten Ursachen für eine Berufsunfähigkeit entstehen durch Krankheiten, nicht durch Unfälle. Die BU schließen Sie entweder als eigenständige Versicherung oder als Zusatz zur Kapital- oder Risikolebensversicherung ab. Im Versicherungsfall erhalten Sie eine monatliche Rente. Diese sollte vertraglich bis zum 67. Lebensjahr gehen, um einen lückenlosen Übergang zur Altersrente zu gewährleisten.

Auch den Grad der Berufsunfähigkeit, ab dem die Versicherungszahlung einsetzen soll, müssen Sie festlegen. Hier ist ein Staffelsystem zu empfehlen, bei dem ein Teil der Rente beispielsweise bereits bei einer 25-prozentigen Berufsunfähigkeit einsetzt.

Viele Versicherungsgeber bieten Berufsunfähigkeitsversicherungen an. Trotzdem akzeptieren die Versicherungen nicht jeden als Versicherungsnehmer. Meistens sind bestehende Vorerkrankungen der Ablehnungsgrund. Sollten Sie trotz Anfrage bei verschiedenen Versicherungsgesellschaften kein Vertragsangebot erhalten, können Sie alternativ eine berufsunabhängige private Erwerbsunfähigkeitsversicherung abschließen. Der Beitrag ist geringer als bei der BU. Allerdings sind auch die Leistungen der privaten Erwerbsunfähigkeitsversicherung wesentlich geringer als bei der BU. Daher ist diese Versicherung nur als Basis für den Ersatzfall gedacht.